Bei Messen gibt es die Möglichkeit, Journalisten Pressemappen zur Verfügung zu stellen – am Stand oder direkt im Pressecenter. In den dafür vorgesehenen Fächern finden sich viele Varianten dieser Form der Messe-PR: von Hochglanzordnern bis zu transparenten Mappen, die den Inhalt bereits erahnen lassen. Manche sind prall gefüllt, einige enthalten nur wenige Blätter. Beim Zusammenstellen einer Pressemappe empfehle ich, sich als erstes zu fragen, welche Kernbotschaften damit kommuniziert werden sollen: konkrete Aussagen dazu, was das Unternehmen, das Produkt oder die Marke ausmacht, was neue Projekte sind und welche Ziele damit verfolgt werden.

Mehr als nur Informationen

Aus diesen Botschaften lassen sich im zweiten Schritt Texte, Geschichten und Beiträge verfassen, die für Journalisten eine gute Grundlage für die Berichterstattung darstellen. Versorgt man die Pressevertreter ausschließlich mit Produktinformationen (Broschüren, allgemeines Informationsmaterial), müssen diese daraus erst lesenswerte, interessante Inhalte entwickeln. Pressemappen können viel mehr bieten. Mit der Serviceleistung „Storytelling“ geht der Aussteller den Berichterstattern einen Schritt entgegen und erhöht somit die Chancen von Veröffentlichungen.

Die Geschichte des Unternehmens erzählen

Häufig kommt nicht nur das Produkt oder die Dienstleistung in der Berichterstattung vor, sondern auch das Unternehmen selbst. Damit Journalisten nicht erst auf der Webseite recherchieren müssen, bietet es sich an, einen Beitrag über die eigene Firmengeschichte der Pressemappe beizulegen. Das ist besonders bei Start-ups oder Unternehmen, über die bisher noch nicht viel veröffentlicht wurde, wichtig. Auch hier kann man über das Aufzählen von Zahlen und Fakten hinausgehen und gut lesbar erzählen, warum und von wem das Unternehmen gegründet wurde, wer es heute prägt und wo es momentan steht.

Haptisch und digital

Im letzten Schritt stellt sich die Frage, was die richtige Präsentationsform ist. Hier gibt es kein Patentrezept. Ziel sollte es sein, den Journalisten möglichst wenige Hürden in den Weg zu stellen. Wenn man Texte zum Beispiel nur auf Papier, haptisch, anbietet, nicht digital, müssen Zitate oder Bildunterschriften erst neu getippt werden, anstatt sie einfach zu kopieren. Passendes Bildmaterial sollte unbedingt digital in großer Auflösung verfügbar sein und asl zusätzlicher Service ausgedruckt zur Voransticht. Nicht vergessen: die Datei mit den passenden Bildunterschriften und Copyright-Angaben.

Auf die Journalisten eingehen

Ob als Daten-CD, USB-Stick oder zum Herunterladen in einer Cloud – die Art der digitalen Speichermedien ist auch davon abhängig, um welche Messe es sich handelt. Auf einer Handwerksmesse mit eher konservativen Fachjournalisten ist es sicher besser, etwas in der Hand zu haben. Auf einer Social-Media-Messe ist eher angebracht, eine Cloud zu nutzen, die man über einen Link oder QR-Code zugänglich macht.

Kontaktaufnahme erwünscht!

Ein wichtiger, nicht zu unterschätzender Bestandteil einer Pressemappe sind die Kontaktangaben. Bei Interviewwünschen oder Fragen sollte direkt ersichtlich sein, wer für Presseanfragen zuständig ist und wie diese Person telefonisch und per Mail erreichbar ist – am besten auch per Handy während der Messe. Diese Angaben können mit einer Visitenkarte oder auf den ausgedruckten Presseinformationen angegeben werden. Nicht zu vergessen ist außerdem der Hinweis, an welchem Messestand (Nummer, Halle), der Aussteller zu finden ist.

Vielseitig anwendbar

Pressemappen sind nicht nur auf Messen ein nützliches Mittel der PR. Auch bei Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Medienveranstaltungen bieten sie eine Möglichkeit, die eigenen Inhalte nachhaltig, schwarz auf weiß, den Journalisten zur Verfügung zu stellen und solche Medien auf sich aufmerksam zu machen, die bisher noch nicht über das eigene Unternehmen berichtet haben.

Wichtige Bestandteile einer Pressemappe:

1. Deckblatt mit Firmenlogo

2. Texte (und Bilder) ausgedruckt

3. Digitale, schnell zu verwendende Texte und Bilder

4. Ansprechende Inhalte mit zentralen Kernbotschaften

5. Unternehmensgeschichte

6. Bildunterschriften und Nutzungsrechte

7. Kontaktangaben

Ihr habt Fragen, Anregungen, weitere Ideen? Ich freue mich auf Eure Kommentare.

Foto: Messe Stuttgart

Advertisements

Ein Gedanke zu “Wie lege ich eine Pressemappe an?

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s